Az evfaja.okotars.hu oldalon keresztül lehet elküldeni a nevezéseket április 22-ig, a Föld Napjáig a fa vagy facsoport történetét és képeit mellékelve. Bárki jelölhet – családok, iskolai osztályok, civil szervezetek, baráti társaságok vagy munkahelyi közösségek is. Minél többen támogatják a nevezést, annál jobb, hiszen ez bizonyítja, hogy a fa valóban különleges szerepet tölt be a közösség életében. Előnyt jelent, ha a jelöltet sokan támogatják, őshonos fajt képvisel, közterületen áll, ha életét vagy életterét veszély fenyegeti. Nem számít azonban a faegyed vagy a facsoport szépsége, mérete vagy életkora.
2011. óta a zsűri minden évben megválasztja a Hős Fát is a döntősök közül. Erre a címre olyan fák vagy facsoportok jelölését várják, melyek élete vagy természetes környezete, élőhelye veszélyben van, és amelyek megmentéséért a jelölők sikeresen küzdöttek vagy küzdenek még most is. Ezzel a kategóriával szeretnénk – legalább jelképesen – elismerni azok áldozatos munkáját, akik kiállnak a fák, a zöldterületek megmentése érdekében. A verseny döntősei közül az Országos Erdészeti Egyesület egy általa választott fát különdíjban is részesít.
Az Év Fája egy egészségügyi felmérésben részesül, és ha szüksége van rá, egy speciális ápolásra szóló utalványt is kap, amit díjátadó ünnepség keretében nyújtanak át a fát jelölőknek. A hazai verseny győztese részt vesz a jövő év elején megrendezett európai vetélkedőben is, amelyen az Európai Év Fája címet nyerheti el. A korábbi években három alkalommal nyerte magyar fa a versenyt, legutóbb 2016-ban az azóta országszerte ismertté vált bátaszéki molyhos tölgy.
A jelöléseket az evfaja.okotars.hu oldalon regisztrálva, az ott található űrlap kitöltésével, kizárólag online lehet beadni.
Az Év Fája vetélkedő célja, hogy a fák természetben betöltött szerepén keresztül hívja fel az emberek figyelmét a környezettudatosságra. A vetélkedő a nemzetközi Európai Év Fája versenyhez kapcsolódik, melyet az Ökotárs cseh testvérszervezete, a Nadace Partnerstvi szervez. A verseny magyarországi partnerei az Országos Erdészeti Egyesület, a Varga-Erdőmester Kft., a Szabad Föld, a Kenderkóc webáruház és a Civil Rádió.